在日常行政工作中，管理者面临着繁杂的事务和巨大的压力。为了确保工作的顺利进行，提高工作效率和管理质量，管理者需要采取一系列有效的管理和优化措施。以下是一些关于如何有效管理日常行政事务并制定优化策略的建议：

一、明确职责与分工 在行政管理中，首先要做的就是明确各个岗位的职责和工作内容，将任务合理分配给合适的人员。这样可以避免重复工作和责任不清的情况发生，同时也能使员工更加专注于自己的工作领域，从而提升工作效率。

二、建立标准化流程 对于常见的行政事务，如文件处理、会议安排、预算管理等，应建立标准化的操作流程。这样不仅可以减少工作中的不确定性，还能降低错误发生的概率，保证工作的质量和效率。

三、信息化管理 随着科技的发展，越来越多的企业开始采用信息化管理系统来辅助行政管理工作。通过使用这些系统，可以实现信息共享、自动化办公等功能，极大地提高了工作效率和决策准确性。例如，利用电子邮件、即时通讯软件等工具进行沟通协作；使用项目管理软件跟踪进度和完成情况；利用财务软件进行费用报销和账目管理等。

四、定期检查与评估 定期对行政工作进行检查和评估是非常重要的环节。通过对过去一段时间的工作情况进行分析和总结，找出问题和不足之处，及时调整和完善相关制度和流程。此外，还可以通过定期的绩效考核来激励员工不断改进工作方法，提高服务水平。

五、培训与发展 为提高员工的综合素质和服务能力，应该提供相应的培训和发展机会。这不仅有助于提升现有团队的专业技能，还有助于吸引更多有才华的人才加入团队。通过持续的学习和自我提升，员工能够更好地适应快速变化的环境需求。

六、风险防范与应急计划 在日常行政管理中，难免会遇到各种突发情况和风险挑战。因此，管理者应当提前做好风险评估和应急预案，以便在面对问题时能迅速做出反应并解决问题。此外，还要加强对关键数据和信息的保护力度，防止泄露或滥用造成损失。

七、沟通与协调 良好的沟通是成功管理的基石。管理者应当保持与上级领导、同事以及下属之间的良好沟通渠道，及时了解各方需求和反馈意见，并在必要时进行协调和调解。只有在一个开放包容的工作环境中，才能激发团队的创造力和积极性。

综上所述，有效管理日常行政事务并制定优化策略的关键在于精细化管理、标准化流程、信息化建设、定期检查与评估、培训与发展、风险防范与应急计划以及沟通与协调等多个方面的综合运用。通过以上措施的实施，可以帮助管理者全面提升行政管理水平和效率，为企业的长远发展奠定坚实基础。